リファラル採用の成功と失敗－社内浸透のための効果的な社内告知方法とは？

社内告知の前に準備しておくべきポイント

リファラル採用は「友人や知人を紹介してください」と社内告知をすることですぐに始めることのできる手法です。しかし、それだけだと促進されず、リファラル採用が形骸化してしまう可能性は非常に高くなります。以下の準備ポイントを押さえて、リファラル採用を持続可能な仕組みにしていきましょう。

1．リファラル制度や社員へのルール制定

多くの企業がインセンティブ（社内報酬制度）のみを設計した上でリファラル採用を開始しますが、その状態でリファラル採用を開始した多くの企業では、リファラル採用制度は形骸化してしまい、社員紹介活動が促進されず、失敗という状況に陥ってしまっています。制度設計については、応募獲得時や入社定着時のインセンティブ、会食費支給の有無に加え、必要に応じて取引先やパートナー企業への声掛けルールや守秘義務などを制定します。リファラル採用における制度設計は、社内承認や法令遵守のためのリーガル調整、場合によっては労働組合との調整が必要になるケースもあり、想定以上に時間や手間をとられぬよう、TODOやスケジュールを整理しておくことがおすすめです。

2．運用フロー設計

社員が自然とおすすめしてくれるリファラル採用制度を運用するためには、社内告知を徹底し浸透させることが重要です。社内告知に関しては単なる制度の認知施策としての「イントラネットでの掲載」や「会議での告知」を行うだけでなく、「どういう情報を」「誰を対象に」「誰から」「どうやって」伝えるかを検討する事が重要です。自社の状況に応じて、紹介フロー（社員の負担をどう減らし、紹介しやすくするか）や選考フロー（通常の選考フローと差別化するのか、紹介社員を選考に入れない仕組みをどう構築するか）なども同時に考える必要があります。「制度」「運用フロー」についての詳細な考え方を、こちらの資料内にてまとめておりますので、ご活用ください。

リファラル採用の社内告知の失敗事例

リファラル採用制度の社員への浸透を促すうえで、自然とおすすめしたくなる従業員体験を考慮せずに、目先の求職者獲得のために社内告知活動を行うと、かえって逆効果になり失敗してしまうケースもあります。ここでは、実際によくある失敗事例をもとに気を付けるべきポイントについて解説していきます。

失敗事例1．社内告知の頻度が少なすぎる

そもそも『人間は忘れる動物である』という前提があります。記憶力で有名な理論である「エビングハウスの忘却曲線」によると、1時間後に覚えていられることは44％、1ヶ月後に覚えていられることはわずか21%と言われています。リファラル採用を会社がやっているという事実も、告知頻度が少なすぎると忘れ去られてしまう可能性が高くなります。

失敗事例2．メールやチャット等のオンライン上の連絡に終始している

社内告知の手段としてメールやSlackやチャットなど、オンラインのみでリファラル採用に関する情報発信を行う場合も失敗に繋がりやすいケースです。単純にメールを見落とすこともありますし、文字だけではリファラル採用に対する熱意が伝わりづらく、実際に紹介活動を行うところまで落とし込むのは限界があります。

失敗事例3．友人・知人紹介を依頼する旨の社内告知頻度が多すぎる

リファラル採用を促進するため、「是非友人に当社を紹介してください」というメッセージを社内告知することは大切ですが、社員によっては「自分のミッション外の仕事を押し付けられた」と捉えるケースも少なくありません。友人紹介を依頼する旨の連絡が多すぎると、協力的な従業員が減ってしまう可能性があるため注意が必要です。

失敗事例4．社内全体に対しての告知のみで社内浸透させようとしている

リファラル採用を成功させるためには、重要なファクターである「当事者意識」を醸成することが重要です。従業員全員に向けて同じ情報を告知し続けても、自分に向けての情報とは感じられず失敗に終わります。
例えば、開発部門の人員が不足しているときに「エンジニアの友人をご紹介ください」と社内全体に配信しても、営業部門の従業員の反応は薄くなることが予想されます。リファラル採用は通常業務に加えて行う場合がほとんどなので、誰かがやってくれると少しでも思われてしまうと、友人に声を掛ける優先度が落ちてしまいます。

社内告知の成功事例と具体的な手順

前述のポイントを踏まえた準備の上で、実際に社内告知活動に移っていきます。推奨する進め方としては以下の流れです。
まず、経営層や上位役職者（例：代表取締役など）から、リファラル採用を行う意義を含めた呼びかけのメッセージの発信を行います。その上で、人事担当者から具体的な紹介フローや制度、募集求人の周知を行います。
それらを実施した上での反応を踏まえ、継続的に新規求人や参加率などの活動状況、気軽なイベント情報やランキング情報、入社事例の共有など、紹介の促進のための配信を行っていきます。
社内告知の具体的なポイントについて、下記に成功事例をご紹介しますので、ぜひご活用ください。

1．データを元に適切な頻度で社内告知する

企業の組織文化や従業員規模によって社内告知の「適切」な頻度は異なり、一概に◯週間に１回といった解はありません。そのため、定量・定性データをもとに自社に適した頻度を見つけ出すことが重要です。定量データの１つに、案内メールの開封率やメール内URLクリック数があります。どれくらいの頻度で送ると開封率が上がるのか、下がるのかを分析して理解することが重要です。また、定性データとしては従業員のリファラル採用制度に対する生の声を聴くために、直接ヒアリングすることも重要です。そこで「営業部は月末より月初の方がメールを見落とさない」などといった、リファラル採用の成功に直結する情報を得ることができれば、社内告知の頻度だけではなくタイミングの適正化も図れます。

2．メールやチャット等のオンライン告知＋口頭や掲示物等のオフライン告知をする

メールやSlackやチャットといったオンラインでの告知に加えて、会議や説明会といったオフラインの場での口頭や掲示物でも告知することで確実に従業員のリファラル採用に対する認知度を上げることができます。口頭で告知する場合のポイントは、各部門の役職者を巻き込むことです。人事担当部門からだけではなく、現場への影響力が強い役職者から各チームに落とし込みを行うことで紹介活動が活性化されやすくなります。実際、リファラル採用が文化として根付いている企業では当たり前のように全社の総会や月例会議で役職者からリファラル採用のリマインドや進捗報告が為されています。
また、掲示物で告知する場合の成功のポイントは、日常的に目に入る位置に掲示することです。コピー機やドアに掲示したり、社内サイネージに投影したり、社員食堂のメニュー表の横に掲示するケースもあります。

3．紹介を依頼する旨以外の情報を絡めて告知する

社内告知の内容については、毎回同じように紹介を依頼する旨の告知ばかりではなく、「なぜリファラル採用に取り組んでいるのか」といった背景や、「自社の訴求ポイント」等といった社員の紹介活動の促進につながる情報も告知をしていくことが重要です。同じ情報ばかりでは従業員も飽きて聞き流してしまうため、視点を変えた情報を社内告知することで従業員の興味関心を集めることができます。例えばメールで告知する場合にすぐ出来るコツとしては、タイトルを毎回変えることなどが挙げられます。
また、「自社の訴求ポイント」を言語して告知することで「確かに自社のここは良いとこだな」とリファラル採用の前提にある当事者意識の醸成や会社に対する愛着心を向上することにも繋がります。実際、福利厚生として結婚お祝い金があることをメールで社内告知した企業では開封率が10倍に増え、友人・知人の紹介数も倍近くまで増えたケースもあります。

4．当事者意識を生むために適切な範囲で配信する

リファラル採用において重要な「当事者意識」を生むため、社内全体に向けた告知だけではなく、従業員を部署や拠点等のセグメントに分けて、それぞれに合わせた告知をすることが重要です。例えば、急募ポジションがある部署のみに向けて告知を行うことで、積極的な協力を得やすくなります。同時に、人員が充足している部署を急かすこともないので不要なコミュニケーションを回避できます。
また、各社員や部署のメール開封率や紹介率等のデータが取れる場合は、告知メールを一度も開封していない層や、紹介活動を一度は行ったことがある層などにセグメント分けをして、それぞれに向けた告知を行うことで当事者意識が生まれやすくなります。

社内告知方法の具体的なメソッド

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リファラル採用のリスクと成功手順