シェアードサービスとは？導入のメリットや対象業務、SSCやBPOとの違いを解説

目次＜シェアードサービスとは？導入のメリットや流れ、SSCやBPOとの違いを解説＞

シェアードサービスとは

シェアードサービスとは、グループ企業や企業内の事業部ごとに存在する間接部門を1カ所に集約し、間接業務を一括して行うことにより業務の効率化やコスト削減を図る企業改革を目的とした施策や手法のことをいいます。

シェアードサービスの具体的な内容としては、グループ企業それぞれに設置されている、総務、人事、経理、情報システムなどの間接部門を集約することで業務の効率化やコスト削減を行う取り組みのことです。

シェアードサービスとSSC、BPOの違い

シェアードサービスと関連して使用される用語としてSSC（シェアードサービスセンター）とBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）があります。ここではシェアードサービスとSSCの違い、シェアードサービスとBPOの違いのそれぞれについてご紹介します。

シェアードサービスとSSC（シェアードサービスセンター）の違い

シェアードサービスセンター（SSC）とは、グループ企業それぞれの人事、経理、総務、法務、情報システムといった間接部門業務を集約的に請け負う専門組織（部門）のことをいいます。

SSCは、シェアードサービスを実際に請け負う組織です。シェアードサービスは施策や手法のことを意味しますが、SSCは組織（部門）のことを指しています。

シェアードサービスとBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の違い

BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、企業の業務プロセスの特定の業務を一括して外部の専門業者に委託することをいい、アウトソーシングの一つの種類です。BPOは、外部委託による社外リソースの確保とコスト削減が目的になりますBPOは業務の効率化を図ることができる点でシェアードサービスと共通しますが、BPOは外注、シェアードサービスでは部門集約というように、業務効率化を行う手法が異なります。

BPOとは？メリットと対象業務や導入の流れをわかりやすく解説

シェアードサービスの対象業務

シェアードサービスで集約する間接業務と呼ばれるものとしては、人事、経理、財務、総務、情報システム、法務などがあります。主なシェアードサービスの4つの対象業務について詳しくご紹介します。

• 人事
• 経理
• 総務
• 情報システム

人事

従業員の給与や賞与の計算、人事評価制度の企画や管理、従業員の採用や雇用の管理等、一般的な人事の対応業務のほとんどがシェアードサービスの対象業務になります。

経理

経理は各種の会計処理と債務管理がシェアードサービスの対象になりやすい業務です。ただし、管理会計や内部監査などは専門性が高く、シェアードサービスの導入率は低い傾向にあるようです。

総務

オフィスなどの施設管理から、PCやコピー機などの各種機器の管理、デスクやチェアなどのオフィス家具の管理などがシェアードサービスの主な対象業務になります。

情報システム

従業員のPCやネットワーク、ハードウェアとソフトウェア、セキュリティの管理などがシェアードサービスの対象業務になるでしょう。
各グループ会社で事業内容が異なっても、情報システムの担当業務は大きく異なることは少なく、シェアードサービスで集約しやすい業務といえます。

シェアードサービスのメリット

シェアードサービスを導入することによって得られる「 業務効率化・コスト削減」と「 業務品質の向上」の2つのメリットについて解説します。

業務効率化・コスト削減

シェアードサービスの最大のメリットが、業務の効率化とコストの削減です。
各グループ会社に同じような業務を行う部署が複数存在していると、それだけ多くの人員とコストが必要になります。しかしシェアードサービスで集約できれば、限られた従業員リソースの中で業務を完遂することができ、結果的にコスト削減につながるでしょう。さらに業務フローを標準化していけば、不要な業務を廃止していき更なる業務効率化とクオリティの担保に繋がっていきます。

業務品質の向上

シェアードサービスの2つ目のメリットは業務品質の向上です。同じような業務を行う部署がグループ内に点在していると、個々の従業員が持っているスキルやノウハウにバラツキが出てしまいます。しかしシェアードサービスを導入すれば、専門スキルを持った集団を一カ所に集約できるため、業務品質の向上に繋がると期待できます。

シェアードサービスのデメリット

シェアードサービス導入することにって想定される「初期コストが高い」「専門性の高い人材が各社にいなくなる」の2つのデメリットについてご紹介します。

初期コストが高い

シェアードサービス最大のデメリットは、導入時の初期コストと工数が多くかかることです。シェアードサービスの導入にあたっては、それぞれのグループ会社ごとに行っていた業務フローを洗い出し、統一化させなければならないため、完成までの一連のプロセスには多くの労力と時間がかかります。さらに導入に伴ってシステムの開発や改変をすることになれば、開発費や導入費用といった初期コストが多くかかってきます。

専門性の高い人材が各社にいなくなる

シェアードサービスを導入すると各部署の専門家が集約され、各グループ会社に専門家がいないことになります。すぐに相談できなくなることでイレギュラーな対応が難しくなったり、処理までのスピードが落ちるといったデメリットが考えられるでしょう。

シェアードサービスの組織形態

シェアードサービスを導入する際、子会社化する方法と、本社の一部門として設置する方法と、2つの組織形態が考えられます。それぞれについて、分かり易く解説します。

子会社化する

シェア―ドサービスを本社の部署に設置せず子会社化することで、本社とは異なる給与体系を導入することができ、人件費を削減することが可能となります。
デメリットとしては、新規の子会社を作るために多くの時間と費用がかかります。また、子会社へ出向する社員のモチベーションが低下することも考えられます。

本社の一部門として設置する

子会社の設立が必要なく、比較的にスムーズに導入をすることができることが最大のメリットです。大きな組織変更も必要なく従業員も対応しやすく導入時の混乱を避けることができます。
デメリットとしては、大きな変化が伴わないためこれまでの業務フローや慣習にとらわれやすく、業務の標準化などシェアードサービスの障害となる可能性があります。また本社の給与基準にあわせることになるため、人件費などのコストを抑えることは難しくなります。

シェアードサービスの導入フロー

シェアードサービスを導入する際の4段階のフローについて、ご紹介します。シェアードサービスを導入するためには、以下のような流れで行うとよいでしょう。

①シェアードサービスの導入計画を策定する

最初に、シェアードサービスを導入する目的や導入後に期待することを明確化します。そしてどの部門をシェアードサービスの対象にするか選定し、 子会社化するか本社に統合するかなど詳細について計画していきます。

②シェアードサービスの既存業務フローの洗い出し

既存の業務をどのように行っているのか、業務量や人員数、具体的な業務内容を洗い出します。

③シェアードサービスの業務を標準化する

既存の業務フローをもとに、業務の標準化を設計していきます。どのくらいの人員が必要なのか、必要なシステムなどはないか、見直しを行っていきます。必要に応じて、マニュアルや業務フローのガイドラインなどを作成するとよいでしょう。

④シェアードサービスの業務を移管する

実際に業務移管を開始します。テスト運用を行い課題や要望に対応しながらよりよいシェアードサービスを実現していきましょう。

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