リファラル採用促進で失敗しないための４つのポイント

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リファラル採用で失敗しないための4つのポイント

1.“面接”と“面談”の違いを認識する

リファラル採用では「友人・知人から声をかけてもらったので応募した」という理由が応募のきっかけとなることが多くあります。まだ求職者の応募意思が固まっていない中で、企業や求職者がお互いを知る“面談”という形式であれば、「知人から声をかけられて」という志望理由でも特に問題になることはありません。

こじれやすいのは、企業側は“面接”を行う認識であり、紹介者である社員と紹介された知人（求職者）は“面談”が行われるという認識だった場合です。
この状況が起こりやすいのは、企業側が「まずは気軽に知人を紹介してほしい」とだけ社員に伝え、社員側も当日何が行われるかを把握しきれないまま知人を紹介したケースです。このような状況で企業側が「応募してきたのだから入社意欲はあるだろう」という前提で面接をしてしまうと、コミュニケーションはすれ違ったまま。
企業側が「“面談”に来てくれる知人を紹介してほしい」のか「“面接”に来てくれる知人を紹介してほしい」のかという発信が曖昧だったために、このようなミスコミュニケーションは起こってしまうのです。
企業と紹介者、紹介された側の三者が同じ認識をもつことが大事です。

事例「『友人ではなく一緒に働きたいと思える知り合い』に声掛けを依頼」

2.紹介者のミッションを“紹介”ではなく採用イベントへの“集客”にする

「まずは気軽に紹介してほしい」と採用担当者に言われても、採用要件を把握してマッチした人材を紹介することは手間がかかるもの。また、せっかく友人を紹介したのに選考に落ちたら？など社員に責任や気まずさを感じさせてしまうのではと採用担当者の懸念もあるようです。そうした紹介者の心理的負担を軽減し、紹介者の数を増やすためにおすすめなのが、紹介者のミッションを「紹介」にするのではなく、採用イベントや面談への「集客」に置くことです。
採用イベントに集客さえできれば、紹介者が採用要件を把握していないで集客した求職者に対しても採用担当者が求職者に直接アプローチができるため、選考に乗るまでの過程でミスマッチの発生を減らすことができます。
また、採用がメインミッションではない社員の皆さんは、自部門以外のターゲットや求められるスキルやペルソナを把握していないケースが多いです。

営業部門で働く社員が「財務」や「インフラエンジニア」部門で必要な細かいスキルセットや募集事実を把握していないように、せっかくそういった友人の繋がりがあったとしても、「マッチしているかわからないので声はかけない」事はよくあるのです。
そういった意味では、各社員は面談やイベントへの集客を担当し、呼び込める人材の条件はなるべく下げ、採用担当者や当該部門の担当者が当日ご経験をヒアリングして、見極めて選考に進めるフローが効率よく人材を囲い込むことに成功しています。

職種別カジュアルイベントの開催事例
会社見学・商品体験会の開催事例

3.「どんな温度感で紹介したのか」を社員に確認する

社員が知人に自社を紹介した際、「とりあえず話を聞きにきなよ」なのか「面談ではなく面接だから志望動機もしっかり準備しておいてね」と伝えているのかによって、面接官も当日話す内容や心持が全く異なってきます。あらかじめ社員にどんな温度感で紹介したのかを確認することが大切です。

「せっかく紹介したのに」「気軽な気持ちで受けるだけでよいといわれたのに」「応募意思があると思ったのに」と三者それぞれの思い込みを排除するためにも、紹介の温度感を確認しましょう。
選考に進むための窓口や求人だけでなく、「面談、カジュアル面談したい人のための窓口」「今は転職のつもりはないが、つながっておきたい人のための窓口」を用意しておくのも一つの方法です。

4.不採用時のフローを検討しておき、紹介者にも伝えておく

紹介した側からすると選考過程も気になります。
せっかく信頼できる大切な友人を紹介したのですから、面接や面談の担当者からフィードバックすることは欠かせません。また、不採用になった際の理由の伝え方も気を付けるべきでしょう。
応募者のスキルやお人柄に対して批判するような言葉を使うのは間違っていますし、社員が紹介してくれた友人であればなおさらでしょう。我々（株式会社TalentX）も不採用時には、「応募者の夢を実現するためのステップや環境が今の我々は提供できない（そういう事業フェーズではない）ので、ご入社いただくとしても今ではない」ことや「ご経験やスキルは我々の会社よりも、●●の業界のほうが活かせると思っている」ことなど、社員にミスマッチであることをしっかりと伝えます。

また、選考を行ってから入社するまでのステップと、次の選考をお見送りする際のフローを明確にし、リファラル採用に協力してくれる社員に事前周知を行いましょう。不明瞭なフローや要素が無くなるだけで紹介する側も安心して友人知人を紹介しやすくなりますし、人事と社員間の信頼関係を損なわないためにも必要な対応です。