「リファラル採用を導入したのに、最初の1〜2ヶ月しか紹介が集まらない」
「毎月Slackで呼びかけているのに、反応する社員がいつも同じ数人しかいない」
「経営層からは『リファラルの数字が伸びない』と言われるが、何から手をつければいいか分からない」
こうした悩みを抱える採用マネジャーは少なくありません。
リファラル採用は、制度を導入して社員に紹介を呼びかけるだけで、継続的に紹介が生まれるわけではありません。紹介してほしい求人や人物像が社員に伝わっていなかったり、紹介するタイミングや方法が分かりにくかったりすると、次第に社員の参加が減り形骸化してしまいます。重要なのは、社員の善意や協力に頼るのではなく、紹介が生まれやすい状態を日々の採用業務の中につくることです。
本記事では、採用マネジャーが自分の裁量で今日・今週・今月から着手できる「リファラル採用の活性化」に焦点を当てます。リファラル採用が停滞する原因を整理したうえで、①制度設計、②社内告知、③KPI管理の3つの観点から、紹介を生み出すための具体的な打ち手を解説します。さらに、社員が紹介しやすい環境を整え、リファラル採用を一時的な施策で終わらせず、日々の採用業務として定着させる方法まで具体的に解説します。
目次｜リファラル採用実践ガイド
- リファラル採用が定着しないのはなぜか
- 【打ち手1】紹介が生まれやすい制度を構築する
- 【打ち手2】採用マネジャーが回すべき「週次・月次のKPI運用」
- 【打ち手3】現場から仕掛ける「社内告知」の実践テンプレート
- 運用負荷を下げて活性化を仕組み化するMyTalent Refer
- まとめ
リファラル採用が定着しないのはなぜか
リファラル採用の活性化を考えるとき、「制度設計」や「組織文化」といった大きなテーマに目が向きがちです。しかし、実際に日々の採用業務を担う採用マネジャーが直面するのは、もっと具体的な運用上の課題です。「誰に、何を、いつ伝えるのか」「社員が紹介しやすい状態をどうつくるのか」「紹介数をどう把握し、改善につなげるのか」といった、日々のオペレーションが紹介の数を左右します。
求人情報が古いままになっている
募集職種や採用要件は事業状況に応じて変わりますが、そのたびに社員へ最新情報を共有し続けるのは、採用マネジャーにとって大きな負担です。更新が追いつかなければ、社員が最後に見た求人情報が数ヶ月前のままになり、「今どんな人を探しているのか分からない」「誰に声をかければいいのか判断できない」という状態が生まれます。その結果、紹介したくても紹介できず、リファラル採用が停滞してしまいます。
「呼びかけ」が一方通行になっている
月初にSlackで「紹介お願いします」と告知することは、社員に求人情報を届けるうえで有効な方法です。ただし、告知を定期的に行うだけでは、紹介につながらないこともあります。メッセージの対象や紹介してほしい人物像が曖昧だと、社員は「自分に関係する求人なのか」「周囲に紹介できそうな人がいるのか」を判断しにくくなります。その結果、求人を目にしても具体的な行動につながらず、徐々に告知への反応も薄れてしまいます。
紹介後のフィードバックまで手が回らない
日々の面接調整や候補者対応に追われる中で、紹介してくれた社員への進捗共有は後回しになりがちです。「紹介した後、どうなったのか分からない」という状態が続けば、社員は紹介が採用につながった実感を持ちにくくなります。そうすると、次に求人を案内した際にも「また紹介してみよう」という行動につながりにくくなってしまいます。
これら3つはいずれも、制度そのものに問題があるというより、日々の採用業務の中で「情報を届ける」「紹介につなげる」「進捗を共有する」といった運用が十分に機能していないことから生じています。では、具体的にどのように改善すればよいのでしょうか。次章から、3つの課題それぞれに対する具体的な打ち手を解説します。
【打ち手1】紹介が生まれやすい制度を構築する
制度を大きく作り変える必要はありません。まずは、採用マネジャーの裁量で調整できる部分から見直し、社員が「これなら紹介できそう」と思える状態をつくることから始めましょう。
求める人物像を「一文」で具体化する
「誰か紹介してください」ではなく、「法人営業を3年以上経験していて、裁量を持って働きたい人」のように、求める人物像を一文で具体化して発信します。人物像が明確になれば、社員も「この条件なら知り合いにいるかもしれない」と思い浮かべやすくなります。
紹介の入口を「カジュアル面談」にする
「紹介＝応募」という前提をなくし、まずは「30分のカジュアル面談」から始められる入口を用意します。いきなり応募を求めるよりも社員が知人を紹介しやすくなり、候補者にとっても気軽に話を聞ける機会になります。さらに、最初の接点をカジュアル面談に統一すれば、日程調整や案内文もテンプレート化しやすくなり、採用マネジャーの対応工数も抑えられます。
インセンティブは「即時性のあるもの」を1つ加える
金銭的な紹介報酬を見直す場合は、職業安定法などの関連法令や社内規定への確認が必要になるため、採用マネジャーの判断だけでは変更しにくいケースがあります。まずは、紹介してくれた社員への「感謝メッセージ」や「ちょっとしたノベルティ」など、社内で確認・承認を取りやすく、すぐに実施できる非金銭的な施策から始めるのが重要です。
【打ち手2】採用マネジャーが回すべき「週次・月次のKPI運用」
内定数や採用決定数だけを追っていると、「どこで紹介が止まっているのか」を把握できません。紹介数、応募数、面談数など、紹介から採用決定までの各段階を分けて見ることで、どこに課題があるのかを特定しやすくなります。採用マネジャーが日々の業務の中で無理なく確認・改善できる粒度でKPIを設定することが重要です。
採用マネジャーが見るべき4つの数字
| 指標 | 算出式 | 見るべきタイミング |
|---|---|---|
| 認知度 | 直近の求人情報を見た社員数 ÷ 全社員数 | 週次 |
| 声かけ数 | 知人へ声をかけた社員数 | 週次 |
| 紹介数 | 実際に紹介が発生した件数 | 週次 |
| 面談化率 | 紹介から面談設定に至った件数 ÷ 紹介数 | 月次 |
全社的な離職率や定着率まで含めた大掛かりなKPI設計は人事責任者の役割ですが、採用マネジャーが自分の運用改善のために追うべきなのは、声かけから面談化までの数字です。ここが可視化できると、「今週は声かけ数が少ないので、水曜のMTGで一声かけよう」といった、その場で打てる小さな改善アクションにつなげやすくなります。
スプレッドシート1枚で始める「活性化ログ」
大がかりなダッシュボードを用意する必要はありません。まずは「日付・部署・紹介者・進捗」の4項目を記録するシンプルな表から始めましょう。週次のミーティングで数字を確認するだけでも、「先週はエンジニア部門からの紹介がなかった」といった偏りを把握しやすくなります。こうした傾向をもとに告知先やアプローチ方法を見直すことで、次の施策をより具体的に検討できるようになります。
【打ち手3】現場から仕掛ける「社内告知」の実践テンプレート
社内告知は、人事部や経営層だけが担うものではありません。採用マネジャー自身が現場に近い立場だからこそできる、社員が内容を理解しやすく、紹介につながりやすい告知の方法を紹介します。
部署MTGへの「1分間の差し込み」
全社告知よりも反応が良いのが、各部署の定例MTGに1〜2分だけ時間をもらい、「今探しているポジションと、その理由」を口頭で伝える方法です。テキストの告知よりも記憶に残りやすく、その場で「知人にいるかも」という反応を引き出しやすくなります。
声かけ例文：
「今、〇〇のポジションを探しています。特に△△の経験がある方だと、入社後すぐに活躍いただけそうです。もし心当たりの方がいたら、まずはカジュアルにお話しさせてください。」
紹介者への「進捗テンプレート」を用意する
紹介してくれた社員への進捗共有を後回しにしないために、あらかじめ3段階のテンプレートを用意しておきます。
- 「〇〇さんのご紹介、ありがとうございます。現在書類選考中です。」
- 「〇〇さんとの面接を実施しました。結果は来週中にご連絡します。」
- 「選考の結果についてご報告です。（結果に関わらず）ご紹介いただき本当にありがとうございました。」
テンプレート化しておくことで、忙しい時期でも数分で送信でき、「紹介したのに放置された」という状態を防げます。
入社直後の社員への「ミニ説明」を組み込む
新しく入社した社員は、前職の知人など紹介候補となるネットワークを比較的多く持っています。オンボーディングの中に5分程度でよいのでリファラル制度の説明を差し込むことで、早い段階から紹介の母集団を確保しやすくなります。
運用負荷を下げて活性化を仕組み化するMyTalent Refer
ここまで紹介してきた打ち手は、いずれも採用マネジャーが日々の業務の中で実践できるものです。一方で、求人情報の配信や進捗共有、KPIの集計などを毎週手作業で続けていると、担当者の負担が大きくなり、運用そのものが続かなくなる可能性があります。
リファラル採用を一時的な施策で終わらせず、継続的に運用していくには、こうした業務を仕組みで支えることも重要です。その選択肢の一つが、株式会社TalentXが提供する「MyTalent Refer」です。
以下では、MyTalent Refer（MyRefer）がリファラル採用の運用をどのように支援できるのか、具体的な機能をご紹介します。
求人情報の配信を効率化できる
MyTalent Refer（MyRefer）では、社内の社員に向けて求人情報を届け、リファラル採用への参加を促すための機能が用意されています。募集職種や求める人物像などの情報を社員に共有しやすくすることで、採用マネジャーが毎回Slackなどで求人情報を作成・投稿する負担を抑えながら、社員が「今どんな人を探しているのか」を把握できる状態をつくれます。
紹介者への進捗共有を効率化できる
リファラル採用では、紹介を受けた後の進捗を適切に共有することも重要です。MyTalent Refer（MyRefer）では、紹介後の選考状況を管理し、紹介者とのコミュニケーションを支援できます。
例えば、紹介した社員にとっては、「紹介した人が今どの段階まで進んでいるのか分からない」という状態を防ぎ、紹介後も状況を把握しやすくなります。候補者にとっても、紹介者と採用担当者の間で情報を共有しやすくなることで、選考状況に応じたスムーズな対応につなげやすくなります。
一方、採用マネジャーにとっては、候補者の進捗を確認するたびに紹介者へ個別に連絡するといった手作業を減らしやすくなります。紹介者・候補者・採用担当者の間で必要な情報を適切に共有することで、紹介後のコミュニケーションを効率化しながら、社員が次回も紹介しやすい環境をつくれます。
リファラル採用の状況を可視化できる
リファラル採用を継続的に改善するには、採用決定数だけでなく、どの部署からどの程度紹介が生まれているのか、紹介後にどこまで選考が進んでいるのかといった状況を把握することが重要です。
MyTalent Refer（MyRefer）では、リファラル採用に関する活動状況や実績を管理・可視化できるため、スプレッドシートなどで個別に集計する負担を抑えながら、運用状況を確認できます。「特定の部署から紹介が生まれていない」「紹介はあるものの選考につながっていない」といった課題も把握しやすくなり、次の施策を検討するための材料として活用できます。
このように、MyTalent Refer（MyRefer）は「求人情報を届ける」「紹介後のコミュニケーションを支える」「活動状況を可視化する」という一連の運用を支援します。個別の施策を一時的に実施するだけでなく、リファラル採用を継続的に運用・改善できる状態をつくることができます。
まとめ
リファラル採用が形骸化するのは、制度そのものに問題があるというより、採用マネジャーの日々の業務の中で「活性化」のための取り組みが後回しになってしまうことが大きな要因です。求人情報を最新の情報にしておくこと、声かけから面談化までのKPIを週次で確認すること、そして紹介者への進捗共有をテンプレート化して確実に行うこと。これらはいずれも、採用マネジャーが今日から着手できる取り組みです。
一方で、こうした運用をすべて手作業で継続するには限界があります。求人情報の配信、紹介後の進捗共有、KPIの集計といった業務を仕組み化することで、採用マネジャーは候補者とのコミュニケーションや社員への働きかけなど、より重要な業務に時間を使えるようになります。
まずは自社のリファラル採用が「どこで止まっているのか」を把握し、すぐに改善できる部分から一つずつ見直していきましょう。そのうえで、手作業では継続が難しい部分を仕組みで補うことが、リファラル採用を一時的な施策で終わらせず、継続的に紹介が生まれる状態につなげるポイントです。
TalentXが提供するMyTalent Refer（MyRefer）は、こうした日々の運用負荷を軽減し、リファラル採用の活性化を「仕組み」として継続させるための支援を行っています。
AIネイティブ・統合型タレントアクイジションプラットフォーム
「MyTalent Platform」
TalentXでは、自社の採用をDX化し、データを可視化・分析して未来のタレント獲得につなげられるサービスを提供しています。採用マーケティング、採用ブランディング、リファラル採用、採用管理システムなど、トータルでご支援することが可能ですので、お気軽にお問い合わせください。
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リファラル採用サービス「MyTalent Refer（MyRefer）」
国内初のリファラル採用サービス。社員のエンゲージメントを可視化し、自発的な紹介を促進。AIが紹介されやすい候補者を特定し、マッチングを支援することで、入社後の定着率向上と採用単価の大幅削減を同時に実現します。
資料ダウンロード：https://i-myrefer.jp/corp/support/download/input/
監修者情報
監修 | TalentX Lab.編集部
この記事は株式会社TalentXが運営するTalentX Lab.の編集部が監修しています。TalentX Lab.は株式会社TalentXが運営するタレントアクイジションを科学するメディアです。自社の採用戦略を設計し、転職潜在層から応募獲得、魅力付け、入社後活躍につなげるためのタレントアクイジション事例やノウハウを発信しています。記事内容にご質問などがございましたら、こちらよりご連絡ください。
